Le volume de données ne cesse de croître au sein des organisations. Les gérer efficacement devient une priorité. Afin de répondre à ce besoin, Google propose Document AI.
Il s’agit d’une solution qui promet de transformer la manière dont les organisations interagissent avec les documents. Grâce à l’intégration de l’intelligence artificielle et des technologies d’apprentissage automatique avancées, Document AI automatise et optimise l’extraction et le traitement des données. Cela permet ainsi de réduire les erreurs et les efforts manuels.
Qu’est-ce que Document AI ?
Conçu par Google, cet outil promet d’offrir aux entreprises une meilleure gestion de leurs flux documentaires. Cette technologie permet désormais d’extraire, d’analyser et de structurer efficacement les informations à partir de documents variés. Ces documents peuvent être au format PDF, des images ou encore du texte brut.
Document AI se distingue des technologies de reconnaissance optique de caractères classiques (OCR) (ex: Tesseract) en recourant à l’intelligence artificielle et au machine learning pour traiter ces données avec une précision accrue.
Au cœur de Document AI se trouvent plusieurs modules spécialisés qui adressent différents types de documents :
- Invoice Parser est spécifiquement conçu pour extraire les éléments clés des factures, tels que le montant, la date et les coordonnées du fournisseur.
- Form Parser, quant à lui, traite les formulaires standardisés. Il facilite ainsi le transfert des données dans des systèmes internes avec une intervention humaine minimale.
L’atout de Document AI réside dans sa capacité à comprendre le contexte et à adapter ses analyses en conséquence. L’outil ne se contente pas de scanner les documents mais « comprend » les informations qu’ils contiennent. Cela signifie que les entreprises peuvent désormais traiter des volumes massifs de données non structurées rapidement, tout en maintenant un haut niveau de précision.
De plus, Document AI s’intègre également harmonieusement avec l’écosystème Google Cloud, offrant ainsi flexibilité et une scalabilité.
Exemples d’intégration de Document AI
Analyse automatisée des factures
L’automatisation des processus financiers est devenue une nécessité pour les structures cherchant à améliorer l’efficacité et réduire les erreurs humaines. Document AI se révèle être un outil précieux dans ce domaine, et notamment dans l’analyse automatisée des factures. Grâce à sa capacité à interpréter et traiter les informations des factures numériques ou numérisées, il simplifie et accélère considérablement les procédures de comptabilité.
Extraction de données
Les factures sont des documents contenant des données critiques comme les montants dus, les coordonnées bancaires, les dates de facturation… Traditionnellement, le traitement manuel de ces informations peut être long et sujet à des erreurs. Cela peut entraîner des problèmes de trésorerie ou des litiges commerciaux. Document AI résout ces problèmes en permettant une extraction automatique et précise des données essentielles, grâce à sa technologie avancée de reconnaissance optique de caractères (OCR) et son analyse contextuelle des éléments de la facture.
Intégration avec un ERP
L’un des avantages notables de l’utilisation de Document AI pour les factures est la possibilité d’intégration avec des systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) existants. Les données extraites peuvent être automatiquement synchronisées avec d’autres logiciels de gestion financière. Cela minimise alors les efforts manuels et améliore l’efficacité opérationnelle. Par exemple, une entreprise peut configurer des règles pour déclencher des actions automatiques, telles que l’envoi de notifications de paiement ou la génération de rapports financiers, après extraction des données.
Mise en conformité
En outre, l’analyse des factures avec Document AI n’améliore pas seulement la rapidité, mais aussi la conformité. Les entreprises peuvent configurer des alertes pour garantir que les factures respectent les réglementations fiscales locales et internationales. Cette fonctionnalité réduit considérablement les risques de non-conformité et garantit que toutes les transactions sont enregistrées correctement. L’application de Document AI pour l’analyse automatisée des factures illustre parfaitement comment l’intelligence artificielle peut transformer des tâches administratives laborieuses en processus simples et transparents ✌️
Gestion des ressources humaines
La gestion des ressources humaines représente un champ d’application significatif pour Document AI, en particulier dans le traitement des CV et des formulaires d’embauche. Traditionnellement, le processus de recrutement implique une grande quantité de travail manuel. Cela va de l’examen des candidatures au stockage des informations des employés. Document AI propose une solution pour automatiser et simplifier ces tâches.
Traitement de centaines de CV
Grâce à sa capacité d’analyse avancée, Document AI peut traiter des centaines de CV en un instant. Cette solution extrait avec précision les informations pertinentes telles que les compétences, l’expérience professionnelle, et les réalisations académiques. Les recruteurs peuvent ainsi consacrer plus de temps au suivi des candidats potentiels et moins à la gestion administrative. L’outil peut également classer les candidatures en fonction de critères spécifiques prédéfinis, facilitant ainsi le processus de présélection.
Dépouillement des formulaires d’embauches
Outre le traitement des CV, Document AI aide également à la gestion des formulaires d’embauche, y compris ceux relatifs aux déclarations fiscales, aux contrats de travail, et aux vérifications de références. En automatisant l’extraction et l’enregistrement des données de ces formulaires, les services RH réduisent le risque d’erreurs et améliorent l’exactitude des informations enregistrées dans les bases de données des employés.
Traitement des documents juridiques
Language naturel et OCR
Les documents juridiques sont souvent denses et régis par une terminologie précise. En combinant le traitement du langage naturel et la reconnaissance optique de caractères, Document AI est capable d’extraire des données clés de contrats, d’accords et d’autres textes juridiques complexes. Cette extraction automatisée réduit non seulement le temps passé à examiner chaque document ligne par ligne, mais minimise également les risques d’erreurs humaines susceptibles de conduire à des conséquences coûteuses.
Indexation et recherche des données
L’efficacité de Document AI se traduit notamment par une meilleure organisation des données. Les informations extraites peuvent être indexées, recherchées et récupérées plus facilement qu’avec les méthodes de gestion documentaire traditionnelles. Les avocats et les professionnels juridiques peuvent ainsi trouver rapidement les clauses spécifiques ou les références juridiques nécessaires à l’élaboration de dossiers ou de plaidoyers. Cela libère du temps pour se concentrer sur l’analyse et l’interprétation des lois, plutôt que sur la recherche de texte.
Automatisation de la gestion de stocks
Dans le secteur de la logistique et de la chaîne d’approvisionnement, la gestion efficace des stocks est essentielle pour le bon fonctionnement des opérations. Document AI joue ici un rôle fondamental en automatisant le traitement des documents liés aux stocks, tels que les bons de commande, les factures de livraison et les rapports d’inventaire.
Extraction des informations critiques
Les bons de commande constituent un élément clé dans la gestion des stocks. Grâce à Document AI, les entreprises peuvent automatiser l’extraction des informations critiques contenues dans ces documents, comme les quantités commandées, les dates de livraison et les termes de paiement. Cela permet aux responsables de l’approvisionnement de travailler avec des données à jour en minimisant le risque d’erreurs d’entrée manuelle.
Un suivi en temps réel
Document AI facilite également le suivi des livraisons et des mouvements de stock en temps réel. En intégrant l’outil aux systèmes existants de gestion des stocks, les entreprises peuvent synchroniser automatiquement les données extraites avec leurs bases de données centrales. Cela permet non seulement d’accélérer le traitement des commandes, mais également d’optimiser la gestion des niveaux de stock et d’améliorer la planification de la chaîne d’approvisionnement.
De la data au dashboard
Document AI est aussi utile pour générer des rapports d’inventaire précis et détaillés. Les informations relatives aux entrées et aux sorties de stock peuvent être consolidées en temps réel. Cela offre aux gestionnaires une visibilité accrue sur les niveaux de stock actuels et la performance des entrepôts. Cette visibilité facilite les prises décisions éclairées concernant les achats et la distribution, en évitant les ruptures de stock ou les surplus inutiles.
Tutoriel : prise en main de Document AI
Créer un compte Google Cloud
La première étape pour utiliser Document AI est de créer un compte sur Google Cloud, si ce n’est déjà fait.
Une fois votre compte activé, accédez à la Console Google Cloud et activez l’API Document AI.
Cela vous permettra de configurer vos projets selon vos besoins spécifiques et d’accéder aux services proposés par l’outil.
Sélectionner votre modèle
Après avoir activé l’API, la configuration initiale consiste à paramétrer le traitement automatisé des documents. Document AI propose différents modèles préformés pour des utilisations courantes comme l’analyse de factures ou de formulaires. Sélectionnez le modèle adéquat pour vos documents typiques afin de garantir des résultats d’extraction de données précis et efficients.
Ensuite, chargez les documents à analyser. Cela peut être fait en téléchargeant directement des fichiers ou en intégrant Document AI avec vos systèmes de gestion documentaire existants via des API REST. Assurez-vous que les documents sont dans un format compatible, comme PDF ou TIFF, pour une reconnaissance optimale.
Pour maximiser les résultats, il est important de bien entraîner vos modèles avec un ensemble de données représentatif de vos besoins. Vous pouvez ajuster les paramètres de configuration pour améliorer les performances de l’outil et régler les critères d’analyse selon les particularités de vos documents.
Une fois le traitement des documents achevé, vous pouvez accéder aux résultats via la Console Google Cloud, où ils peuvent être consultés, exportés ou intégrés à d’autres systèmes de votre infrastructure. Les résultats incluent les textes extraits ainsi que les métadonnées associées, vous permettant d’organiser et d’utiliser efficacement les informations obtenues.
Enfin, pour garantir une utilisation optimale de Document AI, consultez régulièrement la documentation et les mises à jour fournies par Google. Cela vous assurera de tirer pleinement parti des nouvelles fonctionnalités et des améliorations continues de l’outil. En suivant ces étapes, vous pourrez rapidement et efficacement intégrer Document AI dans vos processus opérationnels, simplifiant ainsi la gestion documentaire et augmentant la productivité de votre entreprise.
