Afin de gagner du temps, formaliser certaines procédures ou encore automatiser certaines tâches, de plus en plus d’entreprises optent pour la création d’un logiciel d’entreprise sur-mesure.
De telles solutions numériques offrent de nombreux avantages :
- Meilleure qualité de vie au travail : certaines tâches rébarbatives sont automatisées
- Meilleure qualité des services : un logiciel commet moins d’erreurs qu’un humain (désolé… 🤖)
- Meilleure productivité : l’automatisation accélère les processus
- Gain de marge : comme conséquence des points énumérés ci-dessus
Néanmoins, compte tenu de leur ampleur, ces projets doivent être réfléchis en amont et certaines questions indispensables doivent être posées.
Logiciel d’éditeur ou logiciel sur-mesure ? 🧐
Lorsqu’on commence les recherches pour créer un logiciel d’entreprise, on rencontre tout d’abord des offres de solutions existantes. Ces applications web sont éditées par des entreprises tierces. Certains logiciels sont généralistes, d’autres sont sectoriels. Ces outils nécessitent généralement un temps d’adaption afin de les mettre en place, puis de les configurer pour qu’ils s’approchent au plus près de vos besoins et de vos procédures.
Ces logiciels fonctionnent généralement par abonnement, basé sur le nombre d’utilisateurs utilisant l’outil.
De plus, ces solutions évoluent selon la volonté de l’éditeur et le code est propriétaire. Autrement dit, vous ne pouvez pas le faire évoluer comme vous le souhaitez et vous n’en êtes pas propriétaire.
Enfin, vous pouvez ne pas trouver de logiciel qui correspond à vos besoins ou vous pouvez être retenu par l’aspect “usine à gaz” de ces outils standards. Dans ce cas, vous devrez faire appel à une entreprise qui développera pour vous votre propre logiciel. Dans ce cas, votre prestataire va tout d’abord prendre connaissance de votre métier, de votre contexte, de vos procédures, de votre façon de fonctionner au quotidien. Cela lui permettra notamment d’identifier des points qui peuvent être automatiser ou améliorer. Vous allez également lui transmettre un ensemble de fonctionnalités dont vous souhaitez disposer au sein de votre application.
Sur la base de ce cahier des charges, il vous fournira un devis, comme pour n’importe quelle prestation de développement informatique.
Quelles technologies pour un logiciel sur-mesure ? 🤖
Une fois le cahier des charges et les fonctionnalités définies, il s’agit de choisir quel sera le langage de programmation utilisé pour développer la solution. Choisir un langage de programmation n’est pas chose facile lorsqu’on n’est pas développeur de métier, néanmoins voici quelques questions pouvant vous aider dans votre choix :
- Ce langage permet-il techniquement de faire ce que l’on souhaite ?
- Ce langage jouit-il d’un écosystème suffisamment riche (librairies, framework…) ?
- Ce langage est-il populaire au sein des développeurs ?
- La librairie proposée est-elle stable ?
Une fois le langage choisi, votre prestataire vous fera une préconisation technologique indiquant notamment quelle technologie ou librairie il souhaite utiliser.
Par exemple, deux prestataires peuvent utiliser du JavaScript pour développer le frontend de votre logiciel ; mais l’un peut le faire en jQuery (une librairie très utilisée mais datée) et l’autre le faire en React (la librairie la plus en vogue actuellement). Il faut donc tout de même s’acculturer un peu à cet univers technique afin d’être en mesure de comprendre la préconisation technologique qui est formulée.
Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel d’entreprise ⚙️
Certaines fonctionnalités sont présentes dans la plupart des logiciels d’entreprise, quelque soit leurs domaines d’application. On retrouve notamment :
- L’inscription et la connexion d’utilisateur, ainsi qu’un mécanisme pour retrouver un mot de passe oublié.
- La gestion des accès utilisateur : pouvoir voir quels sont les utilisateurs de l’application et pouvoir en inviter de nouveaux ou révoquer l’accès de certains.
- Pouvoir supprimer toutes les informations d’un utilisateur.
- Pouvoir envoyer un email à l’ensemble des utilisateurs de l’application : pour les prévenir d’une nouveauté ou d’un incident.
- Pouvoir exporter la liste de ces utilisateurs au format excel, avec éventuellement des critères de sélection (date d’inscription, statut de l’utilisateur, etc.).
- Une gestion des rôles des utilisateurs : a minima, on trouve deux rôles “administrateur” et “utilisateur”. On peut imaginer une granularité plus fine des droits d’utilisateur du logiciel.
Favoriser l’adoption de l’outil 👍
Une fois votre logiciel d’entreprise prêt à l’emploi, vient la question de son adoption auprès de vos utilisateurs. Comment faire en sorte que chacun au sein d’une organisation se l’approprie, comprenne son fonctionnement et en tire le plein potentiel ?
Pour cela, de nombreuses structures mettent en place une session de formation avec leurs équipes afin de présenter une démonstration de l’outil. Si le logiciel présente de nombreuses fonctionnalités, fournir une notice est bienvenu. Quand c’est possible, il sera opportun de rendre cette notice accessible en ligne afin que chacun puisse la consulter à sa guise.
Certaines application web prévoient également un mécanisme d’onboarding afin de présenter chaque fonctionnalité rapidement lors de la première connexion de l’utilisateur. Cela se manifeste généralement par plusieurs points d’attention se succédant l’un après l’autre afin de mettre en valeur les principales fonctionnalités de l’outil.
Enfin, vous pouvez également créer une vidéo d’introduction afin de présenter l’utilité de votre solution et son mode de fonctionnement.
Ne perdez pas de vue une chose : le meilleur outil est celui qui ne nécessite pas de mode d’emploi.
Faire évaluer un logiciel sur-mesure 🚀
Une fois que vos utilisateurs auront pris en main votre logiciel, ils vous feront certainement part de suggestions d’amélioration ou bien formuleront le souhait d’ajouter de nouvelles fonctionnalités. Ces feedbacks sont de très bon augure car ils prouvent que votre solution digitale a bien été adoptée.
Dans ce cas, nous vous recommandons de consigner ces demandes et d’en évaluer la pertinence avec quelques questions :
- Cette fonctionnalité va-t-elle apporter un réel bénéfice ? Quel problème résout-elle ?
- Combien d’utilisateurs vont en profiter ?
- Quelle est la durée nécessaire pour sa mise en service ?
- Quel est le coût de son développement ?
- Cette nouvelle fonctionnalité s’intègrera-t-elle de façon cohérente avec le logiciel existant ?
Enfin, il vous faudra prioriser ces évolutions dans une feuille de route. Vous pouvez même partager cette roadmap à vos utilisateurs afin de les tenir en haleine et de leur montrer que vous tenez compte de leurs remarques.
Créer un logiciel sur-mesure est un projet au long cours et qui réclame des moyens importants, tant humain que financier. Néanmoins, en mettre un en place est un des meilleurs moyens pour gagner du temps et de l’efficacité pour tous, chaque jour.
